おすすめ業務支援ツールまとめ。ルーティン業務や営業活動のサポートに
昨今需要が高まっている「業務支援ツール」は、企業の生産性や売上、従業員の職場環境向上に役立ちます。業務効率化ツールには多くの種類があり、それぞれ異なる機能や特徴があるため、自社の課題やニーズに適したものを選定する必要があります。
この記事では、業務支援ツールの基本情報や選び方と、ルーティン業務・営業活動に役立つおすすめの業務支援ツールをご紹介します。
業務支援ツールとは
業務支援ツールとは、企業や組織の生産性向上やコスト削減を目的とした、多様なアプリケーションやシステムです。
これらのツールを導入することで、近年よく取り上げられる「人手不足」や「業務の属人化」といった課題を解決し、業務の生産性や効率性の改善が期待できます。
また、業務支援ツールを用いて業務負担を軽減することで、従業員の仕事に対する満足度やモチベーションの向上にも貢献します。
業務支援ツールの選び方
多種多様な業務支援ツールの中から、自社に最適なものを選ぶためには、以下の要素を考慮することが重要です。
- 改善したい業務に対応した機能があるか
- 費用の面で適切か
- 操作が簡単で使いやすいか
- 他のツールとの連携が可能か
- 運用サポートが充実しているか
業務支援ツール選びでは、自社の改善したい業務に対応していることが前提となります。必要な機能が利用できるかどうかを確認しましょう。
また、費用を予算内に収めるためには、無償・有償のツールの中から、月額料金や導入費用を含めて総コストを確認する必要があります。
導入後に社内で定着するよう、ツールの使いやすさもチェックしましょう。他にも、外部ツールとのデータ連携の可否や、サポート体制の充実度もポイントです。
おすすめ業務支援ツール
業務支援ツールは大きく、日々のルーティン業務に役立つツールと、「SFA（営業支援システム）」と呼ばれる営業活動をサポートするツールに分けられます。
ここでは、ルーティン業務と営業活動のそれぞれをサポートする、おすすめ業務支援ツールをいくつかピックアップしてご紹介します。
ルーティン業務のサポートに
企業でよくあるルーティン業務として、タスクやスケジュールの管理、メールチェックやリマインダー、メルマガ配信などが挙げられます。
まずは、ルーティン業務をサポートするおすすめ業務支援ツールを4種類見ていきましょう。
valueSMS
valueSMSは、販促・ダイレクトマーケティング支援を専門とする株式会社Valueが提供するSMS送信サービスです。メールやLINEよりも迅速かつ簡単にメッセージを送信でき、1件から一斉送信まで対応しています。
また、送信したURLのクリック数を追跡できる機能やテンプレート機能が搭載されており、費用対効果の測定や作業時間の短縮が可能です。
専任の担当者によるサポートも提供されているため、SMSの導入を検討している方におすすめです。
Asana
Asanaは、仕事の整理・追跡・管理を行うために設計された業務管理ツールです。本社は米カリフォルニア州にあり、世界190カ国以上で100万を超えるチームに利用されています。
主な機能として、タスクやプロジェクトの割り当て、カテゴリ分け、マイルストーンの設定などがあり、活用することでタスクやプロジェクトの進捗状況を可視化できます。
また、複数のプロジェクトを統合的に管理できるよう、ガントチャートや承認申請などの便利な機能も提供されています。
Lychee Redmine
Lychee Redmineは、日本企業向けのプロジェクト管理ツールです。特に、ガントチャートの利用満足度が高く、7,000社以上の導入実績があります。
タイムマネジメントやリソースマネジメントなど、プロジェクト管理に役立つ豊富な機能を提供しており、操作はドラッグ＆ドロップで直感的に行えるため、初心者でも簡単に使用できます。
有料プランでは30日間の無料トライアルが利用でき、有料プランにアップグレードすることで、ガントチャートを含む多くの機能にアクセスできます。
JobAuto
JobAutoは、国内メーカーが開発したRPAツールです。RPA（Robotic Process Automation）とは、スケジュール登録やメルマガ発行など、決められたルーティン業務を自動化するツールを指し、人手不足の解消を目的として企業での導入が進んでいます。
自動化できる業務範囲が広く、ChromeやEdgeなどのブラウザ、Officeソフト、Googleスプレッドシートなどのアプリに対応しています。
営業活動のサポートに
企業の営業活動には、案件管理や受注管理、アプローチ管理が欠かせません。続いて、営業活動のサポートに効果的なおすすめ業務支援ツールを、4種類ご紹介します。
Sales Cloud
Sales Cloudは、CRMの世界トップシェアを誇るSalesforce社が提供するクラウド型営業支援システム（SFA）です。
顧客管理や案件管理、営業活動の分析など、多彩な機能がそろっており、中小企業から大企業まで幅広い企業に導入されています。
さまざまな業務ニーズに対応できますが、その多機能性ゆえに、運用には高いコストがかかる場合があります。
Sansan
Sansanは、名刺・企業情報・営業履歴を一元管理し全社で共有できる、法人向けのクラウド型名刺管理ツールです。
名刺管理機能のほか、メール配信機能などのCRM機能もそなえており、営業活動に必要な顧客情報を統合して活用できます。
acmailer
acmailerは、無料で利用できるメール配信ツールです。3キャリアに対応し、HTMLメールや空メール、差込送信、デコメールなど、多様なメール形式に対応しています。
登録アカウント数に制限はなく、メールに関する各種機能が搭載されており、特にメール営業を強化したい場合におすすめです。
ネクストSFA
株式会社ジオコードが提供するネクストSFAは、MA（マーケティングオートメーション）、SFA（営業支援）、CRM（顧客関係管理）の機能を統合した営業管理ツールです。
営業体制に応じて表示項目を自由に配置することや、部門や課の進捗を一目で把握できるグラフを簡単に設定できます。
初期設定が不要で、ノーコードで直感的にレイアウトをカスタマイズでき、すぐに運用を開始できるのも大きなメリットです。
まとめ
業務支援ツールを導入することで、人手不足や属人化といった企業課題の解決に役立ちます。
多様な業務支援ツールの中から最適なツールを選ぶためには、必要な機能があり、費用が適切であるかを確認することがポイントです。また、直感的な操作性や他ツールとの連携しやすさ、運用サポートの充実度も考慮に入れると良いでしょう。
本記事でご紹介した業務支援ツールや選定ポイントを参考に、自社にとって最適なツールを選定・活用してください。
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